Privacyverklaring PocketBOA

Versie 1.7, 8 november 2026

PocketBOA is een digitaal zakboek voor buitengewoon opsporingsambtenaren (boa's): wet- en regelgeving, de regels van je eigen gemeente, feitcodes, handelingskaarten en een assistent die alleen uit dat zakboek antwoordt. De app is van Training Solutions. In deze verklaring lees je welke gegevens de app van je gebruikt, waarom, hoe lang ze bewaard blijven en wat je rechten zijn.

1. Wie is verantwoordelijk

Je werkgever (meestal een gemeente) zet PocketBOA in als werkmiddel en is daarom de verwerkingsverantwoordelijke: je werkgever bepaalt dat en waarvoor de app wordt gebruikt.

Training Solutions levert de app en is verwerker: Training Solutions verwerkt je gegevens alleen in opdracht van je werkgever, op basis van een verwerkersovereenkomst, en niet voor eigen doelen.

• Training Solutions B.V., Höckerkade 1, 2104 AW Heemstede, Nederland (KvK 83846379)
• E-mail: info@trainingsolutions.nl

Het technisch beheer van de app en de server is uitbesteed aan Upsider (Upsider B.V., Nederland), als subverwerker onder dezelfde afspraken.

Gebruik je PocketBOA zonder werkgever, bijvoorbeeld tijdens een opleiding of demo van Training Solutions, dan is Training Solutions de verwerkingsverantwoordelijke.

2. Voor wie de app is

PocketBOA is een gesloten app voor boa's. Je kunt hem alleen gebruiken als je werkgever (meestal een gemeente) of Training Solutions je heeft uitgenodigd; je maakt dus niet zelf een account aan. De app is niet bedoeld voor kinderen.

3. Welke gegevens we gebruiken

Account en inloggen

• Naam en e-mailadres (aangeleverd door je werkgever of Training Solutions bij de uitnodiging)
• De organisatie waar je bij hoort (bijvoorbeeld je gemeente), en of die een geldige licentie heeft
• Wanneer je bent uitgenodigd, voor het eerst hebt ingelogd en de app voor het laatst gebruikte
• Je akkoord met de voorwaarden: welke versie en wanneer

Je logt in met je e-mailadres en een code van zes cijfers die je per e-mail krijgt. Er zijn geen wachtwoorden. Codes en sessies worden alleen als versleutelde afdruk (hash) bewaard. Na het inloggen blijf je op dat toestel ingelogd; gebruik je de app 90 dagen niet, dan log je opnieuw in.

De assistent

• Je gesprekken: je vragen en de antwoorden, en bij een vraag met plek de naam van het gebied, zodat je een gesprek de eerste 30 dagen kunt teruglezen. Daarna wordt het automatisch verwijderd.
• Logboek van de assistent: per vraag de vraag, of je hem hebt getypt of ingesproken, bij een foto de tekstuele beschrijving ervan, bij een vraag met plek de naam van het aangewezen gebied waarin je stond (of dat je erbuiten stond), de gebruikte bronnen, het antwoord, en of je een duim omhoog of omlaag gaf. Dit logboek dient om de antwoorden te controleren en het zakboek te verbeteren, in opdracht van je werkgever. De vraag, de beschrijving en het antwoord blijven hier 30 dagen staan; daarna blijven alleen de telling en de gebruikte bronnen over.
• Gegevens van anderen in je vraag: PocketBOA is een naslagwerk en heeft geen gegevens van personen nodig. Kentekens, burgerservicenummers, telefoonnummers, e-mailadressen, IBAN's en postcodes met huisnummer worden daarom automatisch uit je vraag gehaald, vóórdat de vraag naar de AI-dienst gaat en vóórdat hij wordt bewaard. De app laat zien wat is weggelaten. Noem je een naam, of vraag je om gegevens van een bepaald persoon (bijvoorbeeld wie op een adres woont of van wie een kenteken is), dan beantwoordt de app die vraag niet en bewaart hij hem niet. Er gaat dan niets naar de AI-dienst; in je gesprek en in het logboek staat alleen dat er een vraag niet is beantwoord. Dit filter vangt niet alles: een naam zonder hoofdletter of een omschrijving van iemand kan erdoorheen glippen. Zet die er dus zelf niet in. PocketBOA is geen systeem voor politiegegevens; beschrijf de situatie, niet de persoon.
• Foto's: de app probeert gezichten en kentekens onherkenbaar te maken voordat de foto wordt verstuurd: op de iPhone met Apple Vision, op Android met Google ML Kit. Dat gebeurt op je toestel; de app stuurt de foto daarvoor nergens heen. Dit lukt niet altijd, bijvoorbeeld bij een schuin kenteken of een gezicht van opzij. Fotografeer daarom geen personen. Op Android stuurt ML Kit wel technische gegevens over het gebruik naar Google, maar volgens Google niet de foto en niet wat erop is herkend (zie punt 6). De foto wordt beschreven en daarna weggegooid; hij wordt nergens bewaard, ook niet op de server. Het onbewerkte origineel wordt na verwerking van je toestel gewist; een foto uit je eigen fotobibliotheek blijft daar gewoon staan.
• Inspreken: spreek je je vraag in, dan wordt je spraak op je toestel omgezet naar tekst. De app vraagt daarvoor toegang tot de microfoon. Op de iPhone doet de spraakherkenning van Apple dat op het toestel. Op Android zet de app je spraak met een eigen spraakmodel op je toestel om (Whisper van OpenAI, MIT-licentie). Dat model download je eenmalig van onze server; daarbij ontvangt de server alleen het verzoek om het bestand, zoals bij elke verbinding. De opname verlaat je toestel niet en wordt direct na het omzetten gewist; alleen de tekst gaat verder, net als een getypte vraag. Werkt de herkenning op je toestel niet, dan staat inspreken uit; de app stuurt je spraak nooit naar een dienst op internet.

Meldingen "Klopt dit niet?"

Meld je in de app dat een kaart of artikel niet klopt, dan wordt bewaard wat je meldt, waarbij en wanneer, met je account, zodat Training Solutions de inhoud kan verbeteren en je kan laten weten wat ermee is gedaan.

Toestel en logboeken

• Een willekeurig toestel-ID dat de app zelf aanmaakt bij installatie (geen advertentie-ID), het platform (iPhone of Android) en de versies van het besturingssysteem en de app.
• Inloglogboek: inlogpogingen (code aangevraagd, juist of onjuist, te veel pogingen) met het tijdstip. E-mailadres en IP-adres worden daarbij alleen als afgekapte hash opgeslagen.
• Technische logbestanden: tijdstip, aangeroepen onderdeel, statuscode en duur van elk verzoek, zonder IP-adressen, e-mailadressen of inhoud. De webserver houdt geen toegangslogboek met IP-adressen bij.

Meldingen op je toestel

Zet je meldingen aan, dan krijgt de app van Apple (iPhone) of Google (Android) een pushadres voor dit toestel: een lange code waarmee we een melding naar deze app op dit toestel kunnen sturen. Dat adres bewaren we bij je toestelregistratie. Daarnaast houden we bij welk soort melding we wanneer hebben verstuurd en of die is afgeleverd, zonder het pushadres zelf. Zet je meldingen uit of log je uit, dan sturen we niets meer naar dit toestel.

Wat op je toestel blijft

Je positie gaat nooit naar de server: geen coördinaten, straat of adres. Op de kaart (tab Hier) haalt de app alleen de kaartachtergrond op bij PDOK (zie punt 6); je positie wordt op je toestel op de kaart gezet. Zolang de kaart open is, beweegt je positie mee; de app haalt dan de stukken kaart op van waar je loopt. Op de achtergrond gebruikt de app je locatie niet. Stel je de assistent een vraag terwijl de plek aan staat, dan bepaalt de app op je toestel in welk aangewezen gebied je staat en stuurt alleen de naam van dat gebied mee (zie De assistent). Je ziet vóór het versturen wat er meegaat en kunt het per vraag uitzetten. Staat de parkeerkaart aan, dan haalt de app de zones en borden van je gemeente in één keer op bij PocketBOA, niet per plek. Ingesproken vragen worden op je toestel omgezet naar tekst; de opname gaat nergens heen. Het zakboek zelf staat op je toestel, zodat de app ook zonder bereik werkt. Je sessie staat in de beveiligde opslag van je telefoon.

Wat we niet doen

• Geen advertenties en geen advertentienetwerken
• Geen advertentie- of trackingsoftware. Van Google gebruiken we op Android Firebase om meldingen af te leveren en ML Kit om foto's te vervagen. ML Kit stuurt gebruiks- en prestatiegegevens naar Google (zie punt 6)
• Geen verkoop of verhuur van gegevens
• Geen oordeel over personen: de assistent toont regels en handelingsopties met bronvermelding; de afweging blijft bij jou

4. Waarvoor we de gegevens gebruiken

• De app laten werken: inloggen, je licentie controleren, het zakboek van je gemeente leveren en je gesprekken tijdelijk bewaren.
• De assistent: je vraag beantwoorden uit het zakboek, en bij de fotofunctie de foto beschrijven.
• Kwaliteit: met het logboek van de assistent controleren we of de antwoorden kloppen en verbeteren we het zakboek.
• Meldingen: als je dat wilt, één keer per week de wijzigingen in de regels van je gemeente en landelijke wijzigingen die je op straat raken. Nooit meer dan één melding per week en nooit 's avonds. Je kunt meldingen altijd uitzetten in de instellingen van je telefoon.
• Beveiliging en ondersteuning: inlogpogingen beperken, misbruik herkennen en je helpen als inloggen niet lukt.
• Licentiebeheer: bijhouden welke organisatie hoeveel plaatsen afneemt (facturatie loopt buiten de app om).

De grondslag ligt bij je werkgever: PocketBOA is een werkmiddel voor de uitvoering van de publieke taak van je werkgever (artikel 6 lid 1 onder e AVG). Training Solutions en Upsider verwerken je gegevens alleen in opdracht van je werkgever. Het akkoordscherm in de app is er om je te informeren over de AI-dienst en je te laten instemmen met de gebruiksvoorwaarden; je gegevens worden niet op basis van toestemming verwerkt. Bij gebruik zonder werkgever (opleiding of demo) is de grondslag de overeenkomst met Training Solutions (artikel 6 lid 1 onder b AVG).

5. Wie je gegevens ziet

• Training Solutions en Upsider: beheerders zien je account en wanneer je actief was, en kunnen het logboek van de assistent inzien om de antwoorden te controleren.
• Je teamleider (de beheerder namens je werkgever): ziet je naam, je e-mailadres en of je account is uitgenodigd, actief of gedeactiveerd, om accounts te beheren. Gebruik van de app ziet je teamleider alleen opgeteld voor het hele team, zoals het aantal vragen per week en de meest bekeken onderwerpen, en alleen als het team uit minstens vijf actieve gebruikers bestaat. Je teamleider ziet nooit je vragen, gesprekken, zoekopdrachten of foto's.

Andere gebruikers zien jouw gegevens niet. We geven gegevens alleen aan de leveranciers in punt 6, en aan anderen als de wet dat verplicht.

6. Leveranciers en waar de gegevens staan

• Hetzner Online GmbH (Duitsland): hosting van de server en de database. Je gegevens staan in de Europese Unie.
• Anthropic (Verenigde Staten): standaard de AI-dienst (Claude) achter de assistent en de fotofunctie. Anthropic ontvangt je vraag (zonder de gegevens die automatisch zijn weggelaten; een vraag die de app niet beantwoordt gaat er niet heen), de laatste berichten uit het gesprek, de passende artikelen uit het zakboek en, bij de fotofunctie, de foto nadat de app kentekens en gezichten heeft vervaagd. Je naam, e-mailadres, gemeente en positie gaan niet mee; staat de plek aan, dan alleen de naam van het aangewezen gebied waarin je staat. Anthropic gebruikt deze gegevens niet om AI-modellen te trainen en verwijdert ze in de regel binnen 30 dagen; bij een vermoeden van misbruik kan Anthropic gegevens langer bewaren. Anthropic werkt op basis van zijn verwerkersovereenkomst; de doorgifte buiten de Europese Unie is gebaseerd op de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie en een beoordeling van die doorgifte.
• Amazon Web Services (Amazon Bedrock, datacenters in de Europese Unie): de AI-dienst in plaats van Anthropic, alleen als je werkgever daarvoor heeft gekozen. AWS ontvangt dan dezelfde gegevens, gebruikt ze niet om AI-modellen te trainen en bewaart ze niet, behalve bij een automatische treffer op beeldmateriaal van kindermisbruik: dan kan AWS het beeld opslaan, beoordelen en melden bij een bevoegde instantie. AWS is een Amerikaans bedrijf; de doorgifte is daarom meegenomen in de beoordeling.
• Resend (Verenigde Staten): verstuurt de e-mails met je inlogcode. Resend ontvangt daarvoor je e-mailadres, je naam en de code, en werkt op basis van zijn verwerkersovereenkomst; de doorgifte is gebaseerd op het EU-VS Data Privacy Framework en/of de standaardcontractbepalingen.
• Apple Push Notification service en Google Firebase Cloud Messaging (Verenigde Staten): bezorgen meldingen op je toestel als je meldingen hebt aangezet. Zij ontvangen daarvoor het pushadres van je toestel, op Android ook een installatiecode van Firebase, en de tekst van de melding, en niet je naam, je e-mailadres, je gemeente of je vragen. De doorgifte is gebaseerd op het EU-VS Data Privacy Framework en/of de standaardcontractbepalingen.
• Kadaster (PDOK, Nederland): levert de kaartachtergrond op de kaart (tab Hier). PDOK ontvangt daarbij, zoals elke website, het IP-adres van je toestel en welk stuk kaart wordt opgehaald, en niet je naam, je e-mailadres of je GPS-positie. PDOK is een open overheidsdienst; wat het Kadaster daarmee doet, staat in de privacyverklaring van het Kadaster.
• NDW (Nederland): levert de verkeersborden op de parkeerkaart. Een foto van een bord laadt de app alleen na een tik, rechtstreeks bij NDW. NDW ziet dan, zoals elke website, het IP-adres van je toestel en welk bord je bekijkt, en dus ongeveer waar dat bord staat. Foto's van gehandicaptenplaatsen en van onderborden met een kenteken toont de app niet.
• Google ML Kit (alleen Android): herkent gezichten en kentekens op je toestel, zodat de app ze kan vervagen. Volgens Google gaan de foto en wat erop is herkend niet naar Google. ML Kit stuurt wel technische gegevens naar Google: merk, model en systeemversie van je toestel, naam en versie van de app, een code die bij deze installatie van de app hoort, en gegevens over het gebruik en de werking van ML Kit, zoals snelheid, beeldformaat en resolutie, grootte van invoer en uitvoer, soort gebeurtenis en foutcodes. Volgens Google is die code niet bedoeld om jou of je toestel te herkennen. Google ziet daarbij ook het IP-adres van je toestel, zoals bij elke internetverbinding. Google gebruikt deze gegevens om ML Kit te meten, fouten op te sporen, te onderhouden en te verbeteren en om misbruik te herkennen, en valt daarvoor onder zijn eigen privacyverklaring. De app geeft je naam, e-mailadres, gemeente en vragen niet aan ML Kit. Wij kunnen dit in de app niet uitzetten. Google kan deze gegevens in de Verenigde Staten verwerken; Google LLC is aangesloten bij het EU-VS Data Privacy Framework.
• Apple App Store en Google Play: verspreiden de app. Wat zij daarbij verwerken, valt onder hun eigen privacyverklaring.

7. Hoe lang we gegevens bewaren

• Inlog- en uitnodigingscodes: uiterlijk 7 dagen na het verlopen verwijderd.
• Sessies: verlopen 90 dagen na het laatste gebruik; verlopen sessies worden binnen 30 dagen opgeruimd. Bij het verwijderen of deactiveren van je account worden al je sessies direct ingetrokken.
• Gesprekken: 30 dagen na het laatste bericht automatisch verwijderd, eerder als je ze zelf wist of je account verwijdert.
• Logboek van de assistent: de vraag, de beschrijving van een foto en het antwoord 30 dagen. Daarna alleen de telling en de gebruikte bronnen, tot 6 maanden na de vraag. Verwijder je je account, dan is het logboek daarna niet meer aan jou te koppelen.
• Account: zolang je organisatie een licentie heeft en je de app gebruikt. Accounts die 24 maanden niet zijn gebruikt, worden geanonimiseerd zoals bij "Account verwijderen" (punt 8).
• Als je organisatie stopt: 3 maanden na het einde van de licentie (en de respijtperiode daarna) worden alle accounts van die organisatie geanonimiseerd zoals bij "Account verwijderen" (punt 8). Je werkgever kan vóór die tijd een export van de gegevens opvragen.
• Inloglogboek: 12 maanden.
• Pushadres: zolang meldingen aan staan en je ingelogd bent. Zet je meldingen uit, log je uit of wordt het adres ongeldig (bijvoorbeeld omdat je de app hebt verwijderd), dan wissen we het. Het overzicht van verstuurde meldingen bewaren we 12 maanden.
• Technische logbestanden: maximaal 3 maanden.
• Gegevens die ML Kit naar Google stuurt: de bewaartermijn bepaalt Google. Wij ontvangen deze gegevens niet en kunnen ze niet bij Google laten wissen.
• Meldingen "Klopt dit niet?": tot de melding is afgehandeld, daarna nog 12 maanden; zonder koppeling aan jou als je je account verwijdert.
• Back-ups: dagelijks, versleuteld; na 14 dagen verwijderd. Gegevens die je verwijdert, kunnen dus tot 14 dagen in een back-up staan.

8. Zelf verwijderen

• Een gesprek wissen: in de app, in de lijst met gesprekken op de Vraag-tab. Doe je niets, dan verdwijnt het na 30 dagen vanzelf. In het logboek van de assistent blijft de vraag tot 30 dagen na het stellen staan.
• Account verwijderen: in de app onder Instellingen. Je naam en e-mailadres worden direct vervangen door een anonieme waarde, je gesprekken en toestelregistraties worden verwijderd en al je sessies worden ingetrokken.

9. Beveiliging

Alle verkeer tussen de app en de server is versleuteld (HTTPS). Codes en sessies staan alleen als hash in de database. Het aantal inlogpogingen is beperkt. De server staat in een datacentrum in de Europese Unie en is alleen toegankelijk voor de beheerder via beveiligde verbindingen.

10. Je rechten

Je hebt het recht om je gegevens in te zien, te laten corrigeren of verwijderen, de verwerking te laten beperken, er bezwaar tegen te maken en je gegevens in een gangbaar formaat te ontvangen.

Omdat je werkgever verantwoordelijk is, richt je een verzoek in de eerste plaats aan je werkgever (vaak via de functionaris gegevensbescherming van je gemeente). Je mag het ook sturen naar info@trainingsolutions.nl; Training Solutions helpt je werkgever dan om binnen een maand te reageren. Ben je het niet eens met hoe met je gegevens wordt omgegaan, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).